პირველ რიგში, რა არის პროცესების სტანდარტიზაცია?
ეს არის სისტემური მიდგომა, რომელიც უზრუნველყოფს, რომ ბიზნეს პროცესები სრულდებოდეს ერთნაირად, მიუხედავად იმისა, თუ ვინ ასრულებს მათ. მაგრამ ეს მხოლოდ ზედაპირული განმარტებაა. სიღრმისეულად, პროცესების სტანდარტიზაცია მოიცავს ორგანიზაციის ყველა დონეს და ფუნქციას.
ის გულისხმობს საუკეთესო პრაქტიკების იდენტიფიცირებას, დოკუმენტირებას და მათ სისტემატურ გამოყენებას მთელ ორგანიზაციაში. ეს ქმნის არა მხოლოდ თანმიმდევრულობას და პროგნოზირებადობას ორგანიზაციის საქმიანობაში, არამედ აყალიბებს საერთო ენას და კულტურას კომპანიის შიგნით.
რატომ არის პროცესების სტანდარტიზაცია ასეთი მნიშვნელოვანი?
- ეფექტურობის ზრდა: სტანდარტიზებული პროცესები ამცირებს დროის დანაკარგებს და რესურსების არაეფექტურ გამოყენებას.
- ხარისხის გაუმჯობესება: როდესაც პროცესები სტანდარტიზებულია, ადვილია ხარისხის კონტროლი და უზრუნველყოფა.
- შეცდომების შემცირება: სტანდარტული პროცედურები ამცირებს ადამიანური შეცდომების ალბათობას.
- ახალი თანამშრომლების სწავლება გაცილებით მარტივია, როდესაც არსებობს მკაფიო, დოკუმენტირებული პროცესები
- გაზრდილი გამჭვირვალობა: სტანდარტიზებული პროცესები ადვილად გასაგები და თვალსაჩინოა ყველასთვის ორგანიზაციაში.
თუმცა, პროცესების სტანდარტიზაცია არ არის მარტივი გზა. კომპანიებმა უნდა იცოდნენ, რომ ამ გზაზე შეიძლება შეხვდნენ გარკვეულ სირთულეებს:
- წინააღმდეგობა ცვლილებებისადმი: თანამშრომლებს შეიძლება გაუჭირდეთ ახალ პროცესებზე გადასვლა, განსაკუთრებით თუ ისინი მიჩვეულნი არიან გარკვეული გზით მუშაობას.
- ბალანსის დაცვა მოქნილობასა და სტანდარტიზაციას შორის: ზედმეტად მკაცრმა სტანდარტებმა შეიძლება შეზღუდოს ინოვაცია და კრეატიულობა.
- სწორი სტანდარტების შერჩევა: არასწორად შერჩეულმა ან არაოპტიმალურმა სტანდარტებმა შეიძლება გამოიწვიოს ეფექტურობის შემცირება ნაცვლად გაზრდისა.
- თანმიმდევრული დანერგვა: სტანდარტების არათანმიმდევრულმა დანერგვამ შეიძლება გამოიწვიოს დაბნეულობა და ფრაგმენტაცია ორგანიზაციაში.
ამ გამოწვევების დასაძლევად, მნიშვნელოვანია სწორი მიდგომის შერჩევა. აი, რამდენიმე რჩევა:
- ჩავრთოთ თანამშრომლები პროცესში: როდესაც ადამიანები მონაწილეობენ ცვლილებების დაგეგმვაში, ისინი უფრო სავარაუდოა, რომ მხარს დაუჭერენ მათ.
- დავიწყეთ მცირედან: ფოკუსირება მოახდინეთ რამდენიმე კრიტიკულ პროცესზე და თანდათანობით გაავრცელეთ სტანდარტიზაცია.
- რეგულარულად შევაფასეთ და გავაუმჯობესეთ: სტანდარტები არ უნდა იყოს სტატიკური. მუდმივად4 გადავხედეთ და განაახლეთ ისინი საჭიროებისამებრ.
- ეფექტური კომუნიკაცია: მკაფიოდ ავუხსნათ თანამშრომლებს სტანდარტიზაციის მიზეზები და სარგებელი.
- ინვესტირება მოვახდინეთ ტრენინგში: უზრუნველვყოთ, რომ ყველას ესმოდეს ახალი პროცესები და იცოდეს, როგორ უნდა გამოიყენოს ისინი.
მაგალითისთვის, პროექტების მართვის საერთაშორისო სტანდარტიზაციისთვის ერთ-ერთი მძლავრი ინსტრუმენტი არის ISO 21500 სტანდარტი. ეს არის საერთაშორისო სტანდარტი პროექტების მართვისთვის, რომელიც უზრუნველყოფს საერთო ენას და მეთოდოლოგიას ორგანიზაციებისთვის მთელ მსოფლიოში.
მაგალითად, ISO 21500-ის გამოყენებით, კომპანიამ შეიძლება სტანდარტიზება მოახდინოს იმისა, თუ როგორ ხდება პროექტის რისკების იდენტიფიცირება და მართვა. ეს შეიძლება მოიცავდეს სტანდარტულ რისკების რეესტრს, რისკების შეფასების მატრიცას და რისკებზე რეაგირების სტრატეგიებს.
ჩვენი გუნდი კი თავის მხრივ მზადაა კომპანიებს შევთავაზოთ ექსპერტული კონსულტაცია, ტრეინინგები და ჩვენივე რესურსები სტანდარტიზაცის გზაზე. ჩვენ გვაქვს გამოცდილება როგორც კერძო, ისე საჯარო სექტორში და შეგვიძლია დავეხმაროთ სტანდარტიზაციის სტრატეგიის შემუშავებასა და დანერგვაში.
ალექსი გიჯაშვილი, AgileSchool-ის აღმასრულებელი დირექტორი;
